Reaktive Kommunikation
Jeder Eingang ist manueller Aufwand
Anruf, Mail, WhatsApp und Ticket laufen unkoordiniert ein.
Dein Betrieb, durchautomatisiert.
Genau dort, wo Prozesse heute Zeit und Marge fressen.
Als Business-Development-Partner analysieren wir deine Abläufe und bauen die Lösung mit dem größten Hebel — individuelle Software, CRM und Dashboards, automatisierte Kommunikation und Backoffice. Erst der Prozess, dann die Technik.
Problem Impact
Wachstum ist da. Prozesse bremsen noch.
Kein Überblick
Entschieden wird aus dem Bauch
Daten liegen verstreut in Tools — ohne saubere Zahlen und Dashboard fehlt die Faktenbasis.
Backoffice frisst Marge
Routine bindet die Kapazität
Belege, Übergaben und Verwaltung kosten Zeit, die fürs Wachstum fehlt.
Status Quo
Verstreut. Vieles läuft manuell und ohne Überblick.
- KommunikationAnfragen laufen unkoordiniert ein
- Daten & CRMVerstreut über Tools und Köpfe
- ControllingZahlen erst am Monatsende
- BackofficeBelege und Übergaben manuell
Mit aicist
Strukturiert. Vom Erstkontakt bis ins Backoffice — automatisiert und im Blick.
- KommunikationVorqualifiziert als Vorgang im System
- Daten & CRMZentral, strukturiert, abrufbar
- ControllingLive im Dashboard, jederzeit
- BackofficeAutomatisch erfasst und vorbereitet
Das Dashboard priorisiert den nächsten Schritt — dein Team arbeitet am größten Hebel statt am lautesten Eingang.
Unser Vorgehen
Erst der Prozess. Dann die Technik.
Bevor wir Technik bauen, verstehen wir den Ablauf. Vier Phasen, die jede Lösung durchläuft — tippe einen Schritt an.
01Analyse
02Roadmap
03Umsetzung
04Betrieb
Solution Layer
Keine Standard-App.
Ein Prozesssystem für dein Unternehmen.
Wir verbinden individuelle Software, Automatisierung und ein Control Dashboard zu einem operativen Layer, der in deine bestehenden Abläufe passt statt sie zu ersetzen.
Kunden
40+
Typischer ROI
7-10x
Vorgänge / Monat
Tausende
Steuerung & Controlling
Kennzahlen und Vorgänge live
Dashboard im Betrieb
Kundenkontakt
Input Layer
Anfragen aus Telefon, Chat und Mail werden erfasst und qualifiziert.
Systeme & Daten
Data Layer
CRM und Software werden auf deinen Prozess gebaut und angebunden.
Steuerung
Control Layer
Kennzahlen, Vorgänge und Backoffice laufen im Dashboard zusammen.
Praxisbeispiele
So sieht individuelle Automatisierung im Alltag aus.
Das sind reale Umsetzungen aus Kundenprojekten - als Beispiele, nicht als Begrenzung. Wir bauen immer unternehmensspezifisch auf Basis deiner tatsächlichen Abläufe.
Kunden- & Tech-Ökosystem
Bereits umgesetzt
Handwerk: Telefonassistent + Aufgabenboard
Anliegen werden sofort qualifiziert und als klare To-dos übergeben.
• Anrufannahme und Vorqualifizierung rund um die Uhr
• Zusammenfassungen direkt im Dashboard
• Mehr Zeit für produktive Einsätze statt Rückrufschleifen
Bereits umgesetzt
Mobilität: KI-Dispo-Flow + Dispatch-Integration
Buchungsanfragen werden schneller verarbeitet und systemseitig sauber übergeben.
• Anfrageannahme und Priorisierung ohne Leerlauf
• Direkte Übergabe in bestehende Dispatch-Strukturen
• ROI in realen Projekten im Bereich 7-10
Bereits umgesetzt
Hausverwaltung: Service-Bot für Mieteranliegen
Schadensmeldungen und Standardfragen werden sofort strukturiert aufgenommen.
• WhatsApp-gestützte Erstaufnahme inklusive Rückfragen
• Ticket- und Handwerker-Vorbereitung automatisiert
• Schnellere Rückmeldung bei deutlich weniger Admin-Aufwand
Plattform
Dein ganzer Betrieb, an einem Ort gesteuert.
Bereich wechseln, Felder anklicken und live sehen, wie Dashboards, individuelle Software, Backoffice und Kommunikation zusammenlaufen.
Bereich
Steuerung
Management-Board
Aktive Ansicht
Alle Vorgänge auf einen Blick
Eingänge, Status und Engpässe in Echtzeit — statt erst im Monatsbericht.
Interaktion
Klicke eine Kennzahl oder einen Vorgang an, um die Priorisierung zu steuern.
Referenzen
Aus der Praxis — vom Telefon bis zur ganzen Bandbreite.
Vier Mandate, vier unterschiedliche Hebel. Klick rein für den vollständigen Fall.
Founders
Hinter aicist stehen Gründer mit Produkt- und Umsetzungstiefe.
Mirco Bertram und Piet Nemitz entwickeln aicist aus der Praxis heraus: individuelle Prozessanalyse, schnelle Umsetzung und messbare Effekte im Tagesgeschäft.
Co-Founder
Mirco Bertram
Verantwortet Produktstrategie, Positionierung und operatives Wachstum.
Co-Founder
Piet Nemitz
Verantwortet Umsetzung, Systemlogik und skalierbare KI-Workflows.
Mission
Den Mittelstand mit maßgeschneiderter KI-Software schneller, effizienter und entscheidungsstärker machen.
Technical Features
Technisch so gebaut, dass Automatisierung im Alltag zuverlässig liefert.
Unter der Oberfläche steckt keine Demo-Logik, sondern eine Software-Schicht, die Kommunikation, Entscheidungen und Systemaktionen stabil miteinander verbindet.
Tiefe Systemintegration
Buchungen, Bewerberstatus und Anfragen landen nicht in einem Extra-Tool, sondern direkt in den Systemen, mit denen dein Team heute schon arbeitet.
Omnichannel-Kommunikation
Telefon, WhatsApp, E-Mail und Follow-ups laufen in einer konsistenten Logik zusammen. So entsteht kein Medienbruch zwischen Erstkontakt und Übergabe.
Agentische Entscheidungslogik
Deine Workflows reagieren nicht nur auf Prompts. Regeln, Kontext, Historie und Eskalationspfade sorgen dafür, dass aus Antworten echte nächste Schritte werden.
Live-Steuerung
Prioritäten, Vorgänge und Übergaben können im laufenden Betrieb angepasst werden, ohne Workflows neu zu bauen.
Transparenz, Rollenrechte und DSGVO
Jede Aktion bleibt nachvollziehbar. Rechte, Protokolle und saubere Datenflüsse sorgen dafür, dass Automatisierung kontrollierbar bleibt.
Skalierbare Infrastruktur
Die Plattform ist für Live-Betrieb gebaut: stabil, ausfallsicher und darauf ausgelegt, mehrere operative Prozesse parallel zu steuern.
FAQ
Häufige Fragen
Die typischen Rückfragen klären wir hier vorab, damit du schneller einschätzen kannst, ob aicist zu deinem Setup passt.
Macht ihr nur Telefonassistenten?
Nein. aicist baut individuelle Software, CRM, Dashboards und Backoffice-Automation — Kommunikation ist nur ein Teil davon. Als Business-Development-Partner setzen wir am größten Hebel im Betrieb an, nicht an einem einzelnen Kanal.
Müssen wir unsere bestehenden Prozesse komplett umbauen?
Nein. Wir automatisieren auf Basis deiner vorhandenen Abläufe und Systeme. Ziel ist nicht ein Re-Start, sondern ein sauberer Ausbau mit möglichst wenig Reibung im Tagesgeschäft.
Funktioniert das mit unserer bestehenden Software?
Ja, genau darauf ist aicist ausgelegt. Wir integrieren in bestehende Tools und branchenspezifische Lösungen, darunter zum Beispiel Dispatch-Systeme wie SuE und GefoS.
Was ist mit Datenschutz und DSGVO?
Alle unsere Lösungen werden DSGVO-konform entwickelt und betrieben. Deine Daten bleiben deine Daten.
Wie schnell sehen wir einen messbaren Effekt?
Viele Kunden sehen innerhalb der ersten Wochen spürbare Entlastung. In laufenden Projekten liegt der ROI häufig zwischen 7 und 10, abhängig von Prozessvolumen und Automatisierungsgrad.
Für welche Branchen passt das?
Wir sind nicht auf eine einzelne Nische beschränkt. Die Logik funktioniert überall dort, wo wiederkehrende Backoffice-Prozesse, Kommunikation und Übergaben heute viel Zeit binden.
Final action
Wenn der Prozess klar ist, skaliert auch dein Unternehmen.
20 Minuten Analyse. Klare Prioritäten für deinen nächsten Automatisierungsschritt.