Verpasste Anrufe = verlorene Aufträge
Wer nicht abnimmt, verliert den Kunden an den nächsten Anbieter — gerade außerhalb der Geschäftszeiten.
Lösung · Telefon
KI-Telefonassistent für den Mittelstand
Ein KI-Telefonassistent von aicist nimmt eure Anrufe automatisch rund um die Uhr mit natürlicher Stimme an, beantwortet wiederkehrende Fragen, qualifiziert das Anliegen und übergibt es strukturiert an euer Team oder bucht direkt einen Termin. Kein verpasster Anruf mehr, keine Warteschleife, und dein Team wird vom Telefon-Dauerfeuer entlastet. Der Einstieg ist bewusst einfach gehalten: Eure Nummer bleibt, eine Rufumleitung genügt, und der Assistent wird auf eure Branche, eure Begriffe und eure Abläufe trainiert, vom Handwerksbetrieb über die Hausverwaltung bis zur Taxizentrale.
Das Problem
Telefon reißt aus der Arbeit
Ständige Anrufe unterbrechen das eigentliche Tagesgeschäft und kosten Konzentration und Zeit.
Immer dieselben Fragen
Öffnungszeiten, Status, Terminwünsche — ein Großteil der Anrufe ist reine Routine.
So klingt das in der Praxis
Ein typischer Anruf: Terminanfrage, während das ganze Team im Gespräch ist. Der Assistent nimmt ab, klärt das Anliegen und trägt den Termin direkt ein.
KI-Assistent
Guten Tag, Sie sprechen mit dem Assistenten der Firma Berger. Was kann ich für Sie tun?
Anrufer
Hallo, ich bräuchte einen Termin für eine Beratung, am liebsten nächste Woche.
KI-Assistent
Gerne. Nächste Woche ist am Dienstag um 10 Uhr oder am Donnerstag um 14 Uhr etwas frei. Passt einer der beiden Termine?
Anrufer
Donnerstag 14 Uhr passt gut.
KI-Assistent
Sehr gerne. Auf welchen Namen darf ich den Termin eintragen, und worum geht es ungefähr?
Anrufer
Schmitz, Peter Schmitz. Es geht um die Erweiterung unserer Bestandsanlage.
KI-Assistent
Danke, Herr Schmitz. Der Termin am Donnerstag um 14 Uhr ist eingetragen, das Thema habe ich vermerkt. Sie erhalten eine Bestätigung per SMS. Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?
Und im Hintergrund: Der Termin steht im Kalender, das Anliegen ist als qualifizierter Vorgang mit Name, Thema und Rückrufnummer dokumentiert. Euer Team hat den Hörer nicht einmal in die Hand genommen und sieht trotzdem alles, was besprochen wurde.
So läuft die Zusammenarbeit
Erst der Prozess. Dann die Technik.
- 1
Gespräche verstehen
Wir analysieren typische Anrufe und definieren, was der Assistent beantworten, qualifizieren und weiterleiten soll.
- 2
Assistent bauen
Stimme, Tonalität und Logik werden auf euch zugeschnitten und an Kalender, CRM oder Dispo angebunden.
- 3
Live gehen & messen
Der Assistent geht in Betrieb; wir hören rein, justieren nach und bauen die Fähigkeiten aus.
Integrationen
Der Assistent hängt sich an eure bestehende Infrastruktur. Meist genügt eine Rufumleitung, den Rest übernimmt die Anbindung an eure Systeme.
Telefonanlage (Rufumleitung genügt)Google CalendarOutlookCRM-SystemeDispo- und BranchensoftwareE-Mail
Welche Anbindung bei euch sinnvoll ist, klären wir im Analyse-Gespräch. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Was du bekommst
- Erreichbarkeit rund um die Uhr — auch nachts und am Wochenende
- Anliegen werden qualifiziert und priorisiert statt nur notiert
- Direkte Termin- oder Auftragsannahme inkl. Systemeintrag
- Natürliche Stimme, auf eure Marke abgestimmt
Zahlen aus der Praxis
2.800+
Anrufe automatisch angenommen bei Taxi Hercher & Taxi Stern
470+
Gespräche beim Handwerksbetrieb Fischer Haustechnik entgegengenommen
24/7
erreichbar, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen
Häufige Fragen
Kann die KI Anrufe automatisch annehmen und beantworten?
Ja. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe automatisch an und beantwortet wiederkehrende Fragen rund um die Uhr, ohne Warteschleife. Was er nicht selbst klärt, qualifiziert er und übergibt es strukturiert ans Team.
Klingt das wie ein Roboter?
Nein. Wir setzen auf natürliche, moderne Sprach-KI mit einer auf euch abgestimmten Stimme und Tonalität.
Kann der Assistent Termine direkt eintragen?
Ja. Über die Anbindung an Kalender, CRM oder Dispo kann er Termine und Aufträge direkt anlegen.
Was passiert bei komplexen Anliegen?
Der Assistent erkennt Grenzfälle und übergibt sauber mit Kontext an einen Menschen — per Weiterleitung oder vorbereitetem Ticket.
Funktioniert das mit unserer Telefonanlage?
In der Regel ja. Wir prüfen im Analyse-Gespräch die Anbindung an eure bestehende Infrastruktur.
Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?
Der Assistent nimmt eingehende Anrufe über eine Rufumleitung eurer bestehenden Nummer an und führt ein natürliches Gespräch: Er versteht das Anliegen, beantwortet Standardfragen, fragt gezielt nach fehlenden Informationen und entscheidet dann, ob er den Vorgang abschließt, einen Termin einträgt oder qualifiziert an einen Menschen übergibt. Jedes Gespräch wird dokumentiert und strukturiert an eure Systeme übergeben.
Welche Anrufe kann der Assistent übernehmen?
Am stärksten ist er bei allem Wiederkehrenden: Terminanfragen, Öffnungszeiten, Statusfragen, Bestellungen, Schadens- und Störungsmeldungen, Vorqualifizierung von Interessenten. Komplexe oder heikle Gespräche erkennt er und reicht sie mit Kontext an euer Team weiter.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Das hängt vom Umfang ab: Anrufvolumen, Anbindungen, gewünschte Fähigkeiten. Wir arbeiten nicht mit Paketen von der Stange, sondern starten mit einem Analyse-Gespräch und machen dann einen klaren Vorschlag mit festen Konditionen. So zahlt ihr für das, was euch tatsächlich Arbeit abnimmt.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Ja, wenn er richtig gebaut ist. Unsere Assistenten werden DSGVO-konform entwickelt und betrieben: Anrufer werden transparent informiert, Daten werden nur für den vereinbarten Zweck verarbeitet und eure Daten bleiben unter eurer Kontrolle.
Aus der Praxis
Case Study · Handwerk / Haustechnik
Wie Fischer Haustechnik keinen Anruf mehr verliert
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