Anrufstau & wiederkehrende Anliegen
Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Rückrufe laufen unkoordiniert ein und binden den ganzen Tag Kapazität.
Lösung · Hausverwaltung
KI-Software für Hausverwaltungen
aicist automatisiert die wiederkehrenden Prozesse in der Hausverwaltung mit maßgeschneiderter KI-Software: Mieteranfragen werden rund um die Uhr angenommen und beantwortet, Schadensmeldungen automatisch erfasst und kategorisiert, und jeder Eingang wird qualifiziert und strukturiert an dein Team übergeben. So bleibt die telefonische Erreichbarkeit auch bei knappem Personal gesichert, die manuelle Last im Backoffice sinkt, und dein Team arbeitet am größten Hebel statt am lautesten Anruf.
Das Problem
Erreichbarkeit trotz Fachkräftemangel
Geeignetes Personal ist schwer zu finden, doch Mieter und Eigentümer erwarten schnelle Antworten und verlässliche Erreichbarkeit.
Service ohne Struktur
Anliegen landen in Mailboxen und Postfächern, Übergaben kosten Zeit, Wichtiges geht zwischen Dringendem unter.
Wenig Zeit für die Eigentümer
Das Tagesgeschäft frisst die Stunden, die eigentlich in Betreuung und Wachstum fließen sollten.
So klingt das in der Praxis
Ein Mieter ruft abends um 21:40 Uhr an. Kein Anrufbeantworter, keine Warteschleife: Der Assistent nimmt ab, erfasst den Schaden strukturiert und eskaliert richtig.
KI-Assistent
Hausverwaltung, guten Abend. Wie kann ich Ihnen helfen?
Mieter
Hallo, hier ist Yilmaz aus der Gartenstraße 12. Bei mir tropft Wasser aus der Decke im Bad.
KI-Assistent
Das nehme ich sofort auf. Tropft es aktuell noch, und sind Steckdosen oder Elektrogeräte in der Nähe betroffen?
Mieter
Es tropft noch, Strom ist nicht in der Nähe.
KI-Assistent
Verstanden. In welcher Wohnung wohnen Sie, und unter welcher Nummer erreichen wir Sie zurück?
Mieter
Dritter Stock links. Die Nummer ist die, mit der ich gerade anrufe.
KI-Assistent
Danke, Herr Yilmaz. Ich habe den Wasserschaden im Bad, Gartenstraße 12, dritter Stock links, als dringend aufgenommen. Der Notdienst wird informiert und Sie erhalten zeitnah einen Rückruf.
Und im Hintergrund: Das Anliegen liegt in dem Moment als kategorisiertes Ticket in eurem System: Objekt, Wohnung, Rückrufnummer, Dringlichkeit, Gesprächszusammenfassung. Die zuständige Person sieht morgens auf einen Blick, was passiert ist und was schon veranlasst wurde. Kein Abhören von Mailboxen, keine Zettel.
So läuft die Zusammenarbeit
Erst der Prozess. Dann die Technik.
- 1
Prozesse analysieren
Wir schauen uns eure realen Abläufe an, von Telefon über E-Mail und Schadensmeldungen bis zum ERP, und finden die Schritte mit dem größten Hebel.
- 2
KI-Assistenten einrichten
Telefon- und Chat-Assistent werden auf eure Objekte, Zuständigkeiten und Tonalität konfiguriert und in eure Systeme integriert.
- 3
Strukturiert übergeben
Jedes Anliegen wird qualifiziert, kategorisiert und mit Kontext als vorbereitetes Ticket ans Team übergeben.
- 4
Betreiben & ausbauen
Wir betreiben die Lösung, messen die Wirkung und bauen sie Schritt für Schritt weiter aus.
Integrationen
Der Assistent arbeitet mit eurer bestehenden Verwaltungssoftware, statt sie zu ersetzen. Anliegen landen dort, wo ihr ohnehin arbeitet.
DOMUScasaviHaufe PowerHausetg24E-Mail-PostfächerTelefonanlage
Euer System ist nicht dabei? In der Regel binden wir über vorhandene Schnittstellen an. Die konkrete Anbindung klären wir im Analyse-Gespräch.
Was du bekommst
- Mieteranliegen rund um die Uhr angenommen und vorqualifiziert
- Schadensmeldungen automatisch erfasst und kategorisiert
- Telefonische Erreichbarkeit gesichert, ohne zusätzliches Personal
- Klare, kontextreiche Übergabe statt Zettelwirtschaft
- Integration in bestehende Verwaltungssoftware statt Systemwechsel
Zahlen aus der Praxis
9.000+
Anrufe automatisch angenommen, über alle aicist-Telefonassistenten
24/7
erreichbar, auch nachts, am Wochenende und bei Krankheitswellen
Wochen
statt Monate: erster Assistent in der Regel in wenigen Wochen live
Häufige Fragen
Wie können wir die telefonische Erreichbarkeit sichern, ohne mehr Personal einzustellen?
Ein KI-Assistent nimmt eingehende Mieteranrufe rund um die Uhr an, beantwortet wiederkehrende Anliegen und nimmt den Rest strukturiert auf. So bleibt eure Erreichbarkeit verlässlich, auch wenn das Team klein ist oder Stellen unbesetzt sind, und niemand sitzt mehr den ganzen Tag am Telefon.
Wie lassen sich Schadensmeldungen automatisch erfassen und weiterleiten?
Geht eine Schadensmeldung per Telefon oder Chat ein, erfasst die KI die relevanten Angaben, kategorisiert das Anliegen und übergibt es als vorbereiteten, kontextreichen Vorgang an die zuständige Person, statt als Notiz in einer Mailbox zu landen.
Wie lassen sich wiederkehrende Mieteranfragen automatisch beantworten?
Standardanliegen wie Sprechzeiten, Zuständigkeiten, Status einer Anfrage oder einfache Rückfragen beantwortet der Assistent direkt. Nur das, was wirklich euer Team braucht, wird qualifiziert weitergereicht, sodass ihr euch auf die wichtigen Fälle konzentriert.
Lohnt sich KI auch für kleine Verwaltungen oder WEGs unter zehn Einheiten?
Ja. Gerade kleine Mandate sind im Tagesgeschäft oft am schwersten wirtschaftlich abzudecken. Weil wir nicht das größte System verkaufen, sondern den Prozess mit dem größten Hebel automatisieren, lässt sich auch für kleinere Bestände ein sinnvoller, bezahlbarer Einstieg finden.
Funktioniert das mit unserer Verwaltungssoftware wie DOMUS, Haufe, casavi oder etg24?
In der Regel ja. aicist integriert sich über die vorhandenen Schnittstellen in eure bestehende Verwaltungssoftware und Abläufe, statt einen Systemwechsel zu erzwingen. Im Analyse-Gespräch klären wir die konkrete Anbindung an euer System.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Die Lösungen werden DSGVO-konform entwickelt und betrieben; eure Daten bleiben unter eurer Kontrolle.
Was kostet das und wie schnell ist es einsatzbereit?
Wir starten mit einem Analyse-Gespräch und einem klaren Vorschlag; der Umfang richtet sich nach euren Prozessen, kein Standardpaket von der Stange. Nach der Konfiguration auf eure Objekte und Zuständigkeiten ist ein erster Assistent in der Regel innerhalb weniger Wochen live.
Was passiert bei Notfällen außerhalb der Geschäftszeiten?
Der Assistent erkennt Notfälle wie Wasserschäden, Heizungsausfall oder Türöffnungen anhand eurer Kriterien, stuft sie als dringend ein und eskaliert direkt an euren Notdienst oder die hinterlegte Rufbereitschaft. Alles andere wird sauber dokumentiert und wartet bis zum nächsten Arbeitstag, statt nachts jemanden zu wecken.
Ersetzt die KI unser Team?
Nein. Die KI übernimmt das Wiederkehrende: Anrufe annehmen, Standardfragen beantworten, Anliegen erfassen und vorsortieren. Die Entscheidungen, die Eigentümerbetreuung und alles, was Fingerspitzengefühl braucht, bleiben bei eurem Team, das dafür endlich wieder Zeit hat.
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