Nutzungsbedingungen für die aicist E-Mail-Assistenz

1. Leistungsbeschreibung

Die aicist E-Mail-Assistenz ist eine softwarebasierte KI-Lösung zur Unterstützung bei der Bearbeitung von E-Mail-Postfächern. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, der individuellen Konfiguration und den vereinbarten Freigaben des Kunden.

Mögliche Funktionen sind insbesondere:

• Analyse eingehender E-Mails
• Zusammenfassung von E-Mail-Inhalten
• Erkennung von Themen, Anliegen und Dringlichkeit
• Kategorisierung und Sortierung von E-Mails
• Anlage und Nutzung von Ordnern, Labels oder Kategorien
• Erstellung von Antwortentwürfen
• Auswertung relevanter Anhänge
• Zuordnung von E-Mails zu Vorgängen, Objekten, Kunden, Mietern, Eigentümern oder Zuständigkeiten, soweit die erforderlichen Daten verfügbar sind
• optionaler Versand von E-Mails nach definierten Regeln

2. Unterstützte E-Mail-Systeme

Die E-Mail-Assistenz kann je nach technischer Verfügbarkeit mit unterschiedlichen E-Mail-Systemen genutzt werden, insbesondere mit Microsoft 365, Google Workspace sowie IMAP-/SMTP-basierten Postfächern.

Der Funktionsumfang kann je nach E-Mail-System, Schnittstelle, Berechtigungslage und technischen Einschränkungen des jeweiligen Anbieters abweichen.

3. Keine Garantie für inhaltliche Richtigkeit

KI-generierte Inhalte können fehlerhaft, unvollständig oder missverständlich sein. Die E-Mail-Assistenz dient der Unterstützung und ersetzt keine menschliche Prüfung.

Dies gilt insbesondere bei rechtlichen, finanziellen, vertraglichen, sensiblen, personenbezogenen oder geschäftskritischen Sachverhalten.

Der Kunde bleibt für die Prüfung, Freigabe und Verwendung der Ergebnisse verantwortlich.

4. Antwortentwürfe und automatischer Versand

Die E-Mail-Assistenz kann Antwortentwürfe erstellen, die durch den Kunden geprüft und versendet werden können.

Ein automatischer Versand von E-Mails erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart und technisch freigegeben wurde. aicist empfiehlt, den automatischen Versand nur für klar definierte Standardfälle zu nutzen.

Ohne ausdrückliche Freigabe erfolgt kein automatischer Versand.

5. Pflichten des Kunden

Der Kunde stellt sicher, dass:

• er zur Anbindung und Verarbeitung der jeweiligen Postfächer berechtigt ist,
• die erforderlichen System-, Administrator- oder Zugangsdaten rechtmäßig bereitgestellt werden,
• die angebundenen Postfächer und Daten rechtmäßig genutzt werden,
• interne Informationspflichten und Datenschutzvorgaben eingehalten werden,
• sensible Vorgänge angemessen menschlich geprüft werden,
• aicist alle für die Einrichtung notwendigen Informationen, Regeln, Zuständigkeiten und Freigaben erhält,
• keine rechtswidrigen, diskriminierenden oder missbräuchlichen Zwecke verfolgt werden.

6. Technische Abhängigkeiten

Die E-Mail-Assistenz kann von Diensten Dritter abhängig sein, insbesondere von E-Mail-Anbietern, Schnittstellenbetreibern, Hosting-Anbietern, Datenbankdiensten und KI-Anbietern.

Verfügbarkeit und Funktion können durch Änderungen, Störungen, Einschränkungen oder Sicherheitsvorgaben dieser Drittanbieter beeinflusst werden.

7. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach Maßgabe des zwischen dem Kunden und aicist geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise zur aicist E-Mail-Assistenz.

8. Vorrang individueller Vereinbarungen

Der konkrete Leistungsumfang, Preise, Laufzeiten, Freigaben, technische Anbindungen und besondere Anforderungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. Hauptvertrag.

Bei Widersprüchen gehen individuelle Vereinbarungen dem allgemeinen Inhalt dieser Nutzungsbedingungen vor.

9. Kontakt

Bei Fragen zur Nutzung der aicist E-Mail-Assistenz kontaktieren Sie uns unter:

info@aicist.de