aicist

Datenschutzhinweise für die aicist E-Mail-Assistenz

der aicist Bertram & Nemitz GbR

1. Anbieter

Anbieter der aicist E-Mail-Assistenz ist:

aicist Bertram & Nemitz GbR
Grabenstraße 33
53359 Rheinbach
E-Mail: info@aicist.de

2. Zweck der Verarbeitung

Die aicist E-Mail-Assistenz unterstützt Unternehmen bei der Bearbeitung von E-Mail-Kommunikation. Je nach beauftragtem Leistungsumfang kann die Assistenz E-Mails analysieren, zusammenfassen, kategorisieren, Antwortentwürfe erstellen, Anhänge auswerten, Ordner anlegen, E-Mails verschieben, markieren oder vorbereitete Antworten versenden.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Kunden und nach dessen Weisung.

3. Angebundene E-Mail-Systeme

Die E-Mail-Assistenz kann je nach technischer Umgebung des Kunden an unterschiedliche E-Mail-Systeme angebunden werden, insbesondere:

Der Zugriff erfolgt jeweils nur im Rahmen der vom Kunden bereitgestellten oder freigegebenen technischen Berechtigungen.

4. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

5. Rolle von aicist

Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. aicist verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

aicist verarbeitet Daten nicht zu eigenen Zwecken, sondern ausschließlich zur Bereitstellung, Einrichtung, Wartung und Verbesserung der beauftragten E-Mail-Assistenz im Rahmen des Kundenauftrags.

6. Einsatz von KI und technischen Dienstleistern

Zur Analyse, Strukturierung und Erstellung von Antwortentwürfen können technische Dienstleister, Hostinganbieter, Datenbankdienste, E-Mail-Schnittstellen und KI-Anbieter eingesetzt werden. Diese werden, soweit erforderlich, als Unterauftragsverarbeiter eingebunden und im Auftragsverarbeitungsvertrag bzw. dessen Anlagen aufgeführt.

Eine Nutzung von Kundendaten zum Training öffentlich verfügbarer KI-Modelle erfolgt nicht, sofern dies nicht ausdrücklich abweichend vereinbart wurde.

7. Zugriff und Berechtigungen

Der Zugriff auf E-Mail-Postfächer erfolgt nur nach Freigabe durch den Kunden oder dessen Administrator. Der Kunde entscheidet, welche Postfächer angebunden werden und welche Funktionen aktiviert werden.

Je nach Konfiguration kann die Assistenz insbesondere berechtigt werden, E-Mails zu lesen, zu analysieren, zu verschieben, zu kategorisieren, Antwortentwürfe zu erstellen oder E-Mails zu versenden.

Der Kunde kann Berechtigungen über seine jeweilige Systemadministration oder durch Mitteilung an aicist entziehen.

8. Speicherung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet und gespeichert, soweit dies für die Bereitstellung der E-Mail-Assistenz erforderlich ist. Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Sicherheit

aicist trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Übertragungen, Berechtigungskonzepte, mandantenbezogene Trennung von Kundendaten und kontrollierte Systemzugriffe.

10. Betroffenenrechte

Betroffene Personen können ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch grundsätzlich gegenüber dem jeweiligen Kunden als Verantwortlichem geltend machen.

aicist unterstützt den Kunden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bei der Bearbeitung solcher Anfragen.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der aicist E-Mail-Assistenz kontaktieren Sie uns unter:

info@aicist.de

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