Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese AGB gelten ausschließlich für Verträge zwischen der aicist Bertram & Nemitz GbR (nachfolgend „aicist") und Unternehmern im Sinne des § 14 BGB.

2. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, aicist stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

1. aicist stellt dem Kunden softwarebasierte Kommunikations- und Automatisierungslösungen zur Verfügung (z.B. KI-Telefonassistenten/Voice-Agents, Chatbots, WhatsApp-Chatbots, Integrationen, Dashboards). Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot.

2. Der konkrete Leistungsumfang (z.B. zugesicherte Funktionalitäten) ergibt sich aus dem individuellen Angebot bzw. der Buchung.

3. Die Software ist für die automatisierte Entgegennahme und Verarbeitung von Anrufen und/oder Nachrichten sowie die strukturierte Erfassung, Aufbereitung und Weiterleitung von Informationen konzipiert (z.B. Terminvereinbarung, Buchung, Qualifizierung von Anfragen oder Bewerbungen). aicist schuldet nicht die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder ein bestimmtes Ergebnis der durch KI generierten Ausgaben; KI-Modelle können Fehler enthalten.

4. Recruiting/Bewerberqualifizierung: Sofern Vertragsgegenstand ein Qualifizierungs-Chatbot ist, kann dieser im Auftrag des Kunden Bewerberdaten aufnehmen, Informationen und Unterlagen anfordern sowie Terminabstimmungen vorbereiten. Eine ggf. erzeugte KI-basierte Einschätzung dient ausschließlich der Unterstützung des Kunden und ersetzt keine menschliche Prüfung. Der Kunde stellt sicher, dass Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (z.B. Einstellung/Ablehnung) nicht ausschließlich automatisiert erfolgen, sondern durch natürliche Personen überprüft und verantwortet werden.

5. aicist erbringt die Leistungen als technischer Dienstleister. Inhalte (z.B. Fragenkataloge, Kriterien, Workflows), Prozessentscheidungen und die Verwendung der Ergebnisse liegen im Verantwortungsbereich des Kunden.

§ 3 Verfügbarkeit (Service Level)

1. Der Kunde erkennt an, dass die Software für ihre Kernfunktionalität auf Dienste von Drittanbietern angewiesen ist (insbesondere die im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) genannten Unterauftragsverarbeiter, z.B. LLM-Anbieter, Telefonie- und Messaging-Anbieter, Hosting- und Infrastrukturprovider).

2. aicist gewährleistet daher keine feste prozentuale Verfügbarkeit (Uptime) für die Gesamtleistung. Die Verfügbarkeit steht unter dem Vorbehalt der technischen Verfügbarkeit der zugekauften Drittdienste.

3. aicist leistet jedoch Gewähr dafür, dass die eigene Infrastruktur (z.B. Backend, Integrations-/Automationsschicht, Datenbankanbindung, Dashboard) nach dem Stand der Technik betrieben und überwacht wird. Ausfälle, die im alleinigen Verantwortungsbereich von aicist liegen, werden im Rahmen der technischen Möglichkeiten unverzüglich behoben.

§ 3a Funktionsgarantie

1. aicist garantiert, dass die im Angebot beschriebenen Funktionen des vereinbarten Systems im dort festgelegten Leistungsumfang ordnungsgemäß eingerichtet werden und einwandfrei funktionieren.

2. Voraussetzung ist, dass alle erforderlichen Mitwirkungshandlungen des Kunden (insbesondere Bereitstellung von Informationen, Freigaben und Zugangsdaten) rechtzeitig und vollständig erfolgen. Die Garantie bezieht sich ausschließlich auf das Vorhandensein und die technische Funktionsfähigkeit der im Angebot zugesicherten Features. Die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder die subjektiv empfundene Qualität der von der KI generierten Ausgaben ist ausdrücklich nicht Gegenstand dieser Garantie (vgl. § 2 Abs. 3, § 8 Abs. 2).

3. Nachbesserung: Sollten einzelne Funktionen nach Inbetriebnahme nicht wie vereinbart funktionieren, ist aicist berechtigt, diese innerhalb einer angemessenen Frist – in der Regel bis zu 14 Kalendertage nach Mängelmeldung in Textform – nachzubessern.

4. Unwesentliche Einschränkungen: Bei geringfügigen oder für den Gesamtbetrieb des Systems nicht wesentlichen Einschränkungen besteht kein Anspruch auf Rücktritt. In solchen Fällen kann aicist dem Kunden einen angemessenen Nachlass auf die Einrichtungspauschale gewähren.

5. Wesentliche Funktionen: Sollten wesentliche Funktionen des Systems trotz Nachbesserung nicht wie vereinbart funktionieren und ist eine kurzfristige Lösung nicht möglich, hat der Kunde wahlweise Anspruch auf eine erneute Nachbesserung oder auf Rücktritt vom Vertrag. Im Falle eines Rücktritts erstattet aicist die bereits gezahlte Einrichtungspauschale abzüglich einer Aufwandsentschädigung in Höhe von 15% der Einrichtungspauschale netto.

6. Zeitliches Rücktrittsfenster. Das in Abs. 5 geregelte Rücktrittsrecht kann innerhalb von 30 Kalendertagen nach erfolgreicher Inbetriebnahme ausgeübt werden. Die fortlaufende Funktionspflicht von aicist während der gesamten Vertragslaufzeit sowie die gesetzliche Mängelhaftung (§ 8) und die Haftungsregelungen (§ 9) bleiben hiervon unberührt. Nach Ablauf der 30 Tage stehen dem Kunden die allgemeinen Rechte aus dem Servicevertrag und der Gewährleistung weiterhin in vollem Umfang zu.

§ 4 Pflichten des Kunden (Mitwirkungspflichten)

1. Der Kunde ist für die Einrichtung und Sicherung seiner eigenen IT-Infrastruktur und Schnittstellen (sofern erforderlich) verantwortlich.

2. Der Kunde ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO allein dafür verantwortlich, die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sicherzustellen (insb. bei Anrufer-, Chat- und/oder Bewerberdaten), die erforderlichen Informationspflichten zu erfüllen und geeignete Rechtsgrundlagen einzusetzen.

3. Der Kunde wird die Software nicht missbräuchlich nutzen oder nutzen lassen, insbesondere keine rechtswidrigen Inhalte verarbeiten. Der Kunde verpflichtet sich, bei der Nutzung von Drittplattformen (insb. WhatsApp) die geltenden Nutzungsbedingungen und Richtlinien der Plattformbetreiber einzuhalten. Wird ein Account durch Verschulden des Kunden gesperrt, bleibt der Vergütungsanspruch von aicist bestehen.

4. Bei Einsatz im Recruiting stellt der Kunde sicher, dass (i) die vom Kunden vorgegebenen Kriterien/Prompts rechtmäßig, sachlich und nicht diskriminierend ausgestaltet sind und (ii) eine angemessene menschliche Überprüfung/Entscheidung stattfindet. Eine Nutzung für Emotionserkennung oder vergleichbare unzulässige Zwecke ist untersagt.

5. Der Kunde stellt aicist von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Verwendung der Software durch den Kunden beruhen.

§ 5 Nutzungsrechte

1. aicist räumt dem Kunden ein einfaches, nicht übertragbares, auf die Dauer des Vertrages befristetes Recht ein, die Software für eigene Geschäftszwecke im vertraglich vereinbarten Umfang zu nutzen.

2. Eine Überlassung an Dritte ist nicht gestattet.

3. aicist ist berechtigt, den Kunden unter Nennung des Firmennamens und Darstellung des Firmenlogos als Referenz auf der eigenen Website und in Präsentationsunterlagen zu nennen, sofern der Kunde dem nicht aus berechtigtem Interesse in Textform widerspricht.

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

1. Die Vergütung richtet sich nach dem individuellen Angebot. Sie kann zeitbasiert (z.B. Minutenpreis), transaktionsbasiert (z.B. pro Buchung/Qualifizierung/Konversation) oder pauschal (Festpreis) vereinbart sein.

2. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

3. Die Abrechnung variabler Nutzungsentgelte (z.B. Minuten, Konversationen) erfolgt - sofern nicht anders vereinbart - monatlich nachträglich.

4. Rechnungen sind sofort und ohne Abzug zur Zahlung fällig.

5. Variable Entgelte von Drittanbietern (z.B. WhatsApp-Gebühren pro Konversation, Telefoniegebühren), die über das vereinbarte Paket hinausgehen oder vom Anbieter erhöht werden, werden dem Kunden als durchlaufende Posten in Rechnung gestellt.

§ 7 Zahlungsverzug und Sperrung

1. Kommt der Kunde in Zahlungsverzug, ist aicist berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (im B2B-Verkehr derzeit 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz) zu fordern.

2. Befindet sich der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag in Verzug, ist aicist berechtigt, den Zugang des Kunden zur Software vorübergehend einzustellen.

3. Die Sperrung erfolgt erst, nachdem aicist dem Kunden den Verzug unter Fristsetzung (z.B. 10 Kalendertage) in Textform angedroht hat und die Frist erfolglos verstrichen ist.

4. Die Geltendmachung weiterer Ansprüche wegen Zahlungsverzugs bleibt unberührt.

§ 8 Mängelhaftung (Gewährleistung)

1. Unberührt von der Leistungsgarantie in § 3a leistet aicist Gewähr für die Aufrechterhaltung der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit der Software (insb. der eigenen Infrastruktur gemäß § 3 Abs. 3).

2. Eine Mängelhaftung für die inhaltliche Korrektheit der von der KI generierten Ausgaben (z.B. falsch verstandene Adressen, falsche Auskünfte, unzutreffende Einschätzungen) ist ausgeschlossen. Der Kunde ist verpflichtet, die Ergebnisse der KI stichprobenartig zu prüfen und im Recruiting-Kontext geeignete Kontroll- und Freigabeprozesse vorzuhalten.

§ 9 Haftung

1. aicist haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung von aicist auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Als vertragstypischer, vorhersehbarer Schaden wird pro Schadensfall maximal die Höhe der vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Vergütung angesehen.

3. Eine Kardinalpflicht ist eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

4. Jegliche weitergehende Haftung von aicist, insbesondere die Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden oder für die inhaltliche Richtigkeit von KI-Ausgaben, ist - soweit gesetzlich zulässig - ausgeschlossen.

5. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

§ 10 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und hat keine Mindestvertragslaufzeit, sofern im Angebot nichts Abweichendes geregelt ist.

2. Der Vertrag kann von beiden Parteien ordentlich mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Monatsende gekündigt werden.

3. Die Kündigung bedarf der Textform (z.B. E-Mail).

4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

5. Rückgabe/Löschung von Daten nach Vertragsende erfolgt nach Maßgabe des AVV.

§ 11 Vertragsübernahme und Einstellung des Dienstes

1. Übertragung auf Dritte (Rechtsnachfolge): aicist ist berechtigt, die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag (einschließlich des zugehörigen AVV) auf einen Dritten (Rechtsnachfolger) zu übertragen, der die Fortführung des Dienstes gewährleistet und die datenschutzrechtlichen Pflichten mindestens gleichwertig übernimmt.

2. aicist wird den Kunden über die geplante Übertragung mindestens sechs (6) Wochen vorab in Textform informieren. Der Kunde hat in diesem Fall das Recht, den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Übertragung außerordentlich zu kündigen.

3. Einstellung des Dienstes: aicist ist berechtigt, den Dienst aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen dauerhaft einzustellen (z.B. bei Auflösung der Gesellschaft). aicist wird den Kunden über die geplante Einstellung mindestens drei (3) Monate vorab in Textform informieren. In diesem Fall endet der Vertrag automatisch mit dem Zeitpunkt der Einstellung. Vorausbezahlte Entgelte werden anteilig erstattet.

4. Optionales Migrationsangebot: Im Falle der Einstellung des Dienstes (Abs. 3) bietet aicist dem Kunden an, die für den Kunden eingerichtete Lösung zu angemessenen Konditionen auf eine IT-Infrastruktur des Kunden zu übertragen. Der Kunde ist verpflichtet, die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen sowie eigene Zugänge zu notwendigen Drittanbietern auf eigene Kosten bereitzustellen. Mit erfolgreicher Übertragung endet die Leistungspflicht von aicist; eine darüber hinausgehende Gewährleistung, Pflege oder Haftung für den weiteren Betrieb ist ausgeschlossen.

§ 12 Preisanpassungsklausel

1. aicist ist berechtigt, die Preise an geänderte Marktbedingungen, erhebliche Änderungen der Kosten für Drittanbieter oder Inflation anzupassen.

2. Eine Preisanpassung wird dem Kunden mindestens sechs (6) Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform angekündigt.

3. Der Kunde hat im Falle einer Preiserhöhung das Recht, den Vertrag ordentlich (gemäß § 10 Abs. 2) zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Preise zu kündigen. Hierauf wird aicist in der Ankündigung gesondert hinweisen.

§ 13 Änderung dieser AGB

1. aicist behält sich vor, diese AGB zu ändern, insbesondere bei Gesetzesänderungen, Änderungen der Rechtsprechung, Änderungen von Drittanbieterbedingungen oder wesentlichen Änderungen des Geschäftsmodells.

2. aicist wird dem Kunden die geänderten AGB mindestens sechs (6) Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mitteilen.

3. Der Kunde hat das Recht, den geänderten AGB zu widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier (4) Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die neuen AGB als angenommen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, gilt dies als ordentliche Kündigung des Vertrags durch den Kunden zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

4. Abs. 3 gilt nicht für wesentliche Änderungen, die das vertragliche Äquivalenzverhältnis erheblich verschieben oder neue, für den Kunden nachteilige Hauptleistungspflichten begründen; in solchen Fällen bedarf es einer ausdrücklichen Vereinbarung.

5. aicist wird auf die Folgen (Widerspruchsrecht, Frist und Annahmefiktion) in der Mitteilung gesondert hinweisen.

§ 14 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist der Sitz von aicist (Rheinbach).

3. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.